翟志军

从文具的购买看一家企业的效率

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Photo by Leon Macapagal from Pexels

团队每天都会面对着看板开早会。过完卡后,会有一些技术问题需要进行深入讨论。大家你一句我一句,实在说不清了,我就想从桌子上拿一支笔将想法画出来。

但是在会议室找不到可用的笔,然后跑到文印室也找不到。这样,几分钟过去了,5个人团队就干等着我找笔。实在找不到,我们只得打开投影仪,打开 Windows 系统自带的画图软件画起架构图。

在经历过几次这样的痛苦后,我决定找办公室负责采购的小姐姐说这事。小姐姐心好,从其它地方拿笔到我们经常早会的会议室。

最后小姐姐补充:本月的文具已购买,下月我再向经理审批再买哦。

我当时没有反应过来,没有理解她这句话的意思。

过了两个星期,我发现又没有笔可用了(后来发现是我在文印室没有找仔细)。我再次找到小姐姐。并跟她说:能不能多放一些笔?

小姐姐说:笔是统一放在文印室的,因为不知道哪个地方需要用。所以,你们有需要去文印室拿哦。

我说:文印室也没有了,没找到。

然后我实在没有忍住,一连串说了几句文具的成本是多低,节约人的时间,提高工作效率,可以节约更多的成本。

她似乎没有听进去:之前放了一支,你们又丢了。

我说:就一支,是不是别人拿到别的会议室了?

她说:不知道。我买文具是要经理审批的。

我这才想意识到,她没有决定权。问题出在经理那里。为什么经理不允许买呢?

从小姐姐那里了解到原来有一次小姐姐按往常一次提流程买笔和本子。谁知经理说:纸巾每月买可以理解,但是为什么笔和本子每个月都要买。

这就是现在为什么小姐姐很少买笔和本子的原因了。

最后,我也不提笔的事情了。因为我单独找经理谈这个事情,在当前的环境下,会被人说“跨级”。再者对小姐姐可能也不好。

谁知,过了两个星期,事业部的副经理从会议室跑出来,问:有没有见到大头笔?

我苦笑地说:没有。

苦笑是因为我猜到发生在我身上的事,也会发生在别人身上。只不过没想到,发生在了经理级别上而已。

后来,也不知道他有没有找到笔。但是那个会议室还是偶尔找不到笔。

不知道读者朋友看出来问题没有?笔者认为关键问题出在:

  1. 提效不一定非要花巨资买个 DevOps 平台,效率发生在每一个企业运营的细节。
  2. 软件工程是知识密集型工作,人与人之间需要高效沟通。那么笔、白板(或纸)就是即高效,成本又低的工具。说实在点,工作少出现一个沟通失误,节约下来的钱就可能买下整个公司几年的笔了。小姐姐没有认识到,经理也没有认识到。
  3. 企业文化让看到问题的人不敢提问题。
  4. 你没有想到吧,一个负责采购小姐姐的决定,也可能影响一家公司的效率?这里没有贬低小姐姐的意思。每个岗位都有它的意义。

这些问题怎么从根本上解决?

笔者认为,关键点是没有人从效率的角度考虑公司内部的行为。小姐姐考虑的是下次提流程时,经理不会问那样的问题。经理疑问了文具为什么用得这么快,但是并没有深究(几支笔的事情,当然没有必要深究)。其他人(可能)不想惹事,也不会找相关的人提“笔”的事情。在很多企业奉行谁提问题谁解决。有时我怀疑这句话对企业是有害的。

怎么解决呢?我只说一句:解铃还须系铃人。

一定能解决吗?我不知道。因为我也只是觉得可以解决。所以希望和更多人交流解决之道。

我把这些写出来,很有可能犯“政治错误”,得罪某些人。我还是要写出来。因为我相信还有不少企业发生类似的事情。不敢面对,怎么进步。

End


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